1.Combien d’années à l’avance le Conseil décidera‑t‑il du lieu d’une conférence ?
La décision doit être prise suffisamment tôt pour permettre aux organisateurs locaux de régler les aspects pratiques, par exemple réserver un lieu, contacter des sponsors et collecter des fonds.
En règle générale, les propositions doivent être envoyées au Conseil dès que possible, mais idéalement au moins trois ans et demi à l’avance. Le Conseil s’efforcera de donner une acceptation ferme d’une proposition trois ans avant la conférence.
2. Comment les membres intéressés par l’organisation d’une conférence annuelle peuvent‑ils manifester leur intérêt ?
Les membres de l’ESIL souhaitant exprimer leur intérêt pour accueillir une future conférence sont priés d’écrire au Président de la SEDI (avec copie au Secrétariat) au moins trois ans et demi avant la conférence.
Veuillez utiliser le formulaire de proposition ci‑dessous comme modèle afin d’aborder tous les points pertinents. La proposition doit compter de 4 à 5 pages.
PROPOSITION POUR LA CONFÉRENCE ANNUELLE DE La SEDI
Les manifestations d’intérêt pour accueillir une Conférence annuelle doivent être soumises entre le 1er mars et le 30 juin, tombant trois ans et demi avant l’année de la conférence. Par exemple: les propositions pour accueillir la Conférence annuelle de 2029 doivent être soumises entre le 1er mars et le 30 juin 2026.
3. Comment le Conseil de l’ESIL sélectionnera‑t‑il la meilleure option ?
Lors de l’examen des candidatures pour l’organisation d’une Conférence annuelle, le Conseil évaluera la capacité institutionnelle de l’organisation candidate, y compris la faisabilité financière. Le Conseil prendra dûment en considération le thème proposé, qui doit présenter un intérêt général pour la Société et ne pas porter sur un sujet trop spécifique ou un sous‑domaine du droit international. Le Conseil privilégiera les thèmes susceptibles d’intéresser l’ensemble des membres de la Société.
Lors de la sélection du lieu, le Conseil veillera également à ce que les conférences annuelles successives se tiennent dans différents pays et diverses régions d’Europe. Il recherchera un équilibre approprié entre la proximité des liaisons de transport pour ses membres, le coût de l’hébergement, l’expansion des activités de la Société vers de nouvelles régions, et une rotation équitable entre les différentes juridictions et traditions juridiques européennes.
L’implication préalable dans la Société de la ou des personnes soumettant la proposition peut aussi être prise en compte, lorsque cela est pertinent. Toutes choses étant égales par ailleurs, la priorité sera donnée aux candidats ayant envoyé leur manifestation d’intérêt le plus tôt.
Étant donné qu’une Conférence annuelle réunit environ 350 à 500 participants, un budget détaillé de l’ordre de 100 000 à 150 000 EUR doit être établi et préparé. Veuillez noter que les conférences annuelles sont entièrement financées par les fonds levés par les organisateurs locaux (subventions, parrainages, frais d’inscription, frais d’exposants, etc.) et non par les fonds de l’ESIL. Ce n’est que de manière exceptionnelle, et après justification appropriée, que le Conseil peut accepter, a posteriori et à la lumière d’un rapport financier final détaillé, d’accorder un soutien financier pouvant aller jusqu’à 10 000 EUR pour couvrir des pertes imprévues encourues par les organisateurs.
Si la proposition est acceptée, le contenu du programme final sera déterminé conjointement par les organisateurs locaux et le Conseil de l’ESIL.
L’organisateur local (s’il n’est pas déjà membre du Conseil de l’ESIL) est coopté au Conseil pendant les deux années précédant la conférence afin de tenir le Conseil informé de l’avancement de la planification. Lors de la première réunion du Conseil à laquelle l’organisateur local coopté participe, un Comité du programme est constitué. Celui‑ci est composé de l’organisateur local, qui en assure la présidence, et de trois membres du Conseil, dont l’un des vice‑présidents.
Le calendrier des principales décisions à prendre dans la période préparatoire à la conférence est indiqué dans les Lignes directrices pour l’organisation des conférences annuelles de l’ESIL.
Pour toute information complémentaire concernant les lignes directrices, veuillez écrire à esil.secretariat@eui.eu.