1. Quand le Comité se prononce-t-il sur le lieu d’organisation ?

La décision doit être prise en temps utile pour permettre aux organisateurs locaux de préparer la conférence, notamment pour réserver les salles, contacter les sponsors et lever les fonds nécessaires.

Les propositions doivent être soumises au comité aussi tôt que possible, mais idéalement trois ans avant la date de l’événement.

Le Comité de la SEDI s’efforcera de donner son accord définitif à une proposition trois ans avant la conférence.

2. Comment présenter sa candidature ?

Les membres de la SEDI qui souhaitent accueillir une future conférence sont invités à écrire au Président de la SEDI (cc ESIL Secretariat). Veuillez utiliser le formulaire de proposition comme modèle pour couvrir tous les points pertinents. 

Les manifestations d’intérêt pour l’organisation de la conférence de 2026 devraient être soumises au plus tard le 30 juin 2023.

Les candidatures pour l’organisation de la conférence annuelle font 4-5 pages.

3. Comment le Comité de la SEDI fait-il son choix ?

Lors de l’examen des candidatures à l’organisation d’une conférence annuelle, le Comité de la SEDI étudiera la capacité institutionnelle de l’organisation concernée qui propose d’accueillir l’événement, y compris la faisabilité en termes de financement. Le Comité tiendra dûment compte du thème proposé, qui doit être d’un intérêt général pour la Société et ne pas concerner un sujet très spécifique ou une sous-branche du droit international. Le Comité examinera les thèmes susceptibles d’intéresser tous les membres de la Société. Lors de la sélection d’un lieu, le Comité veillera également à ce que les conférences annuelles successives aient lieu dans différents pays et différentes régions d’Europe, en tenant compte de la proximité des liaisons de transport pour ses membres et du coût de l’hébergement, de l’expansion des activités de la Société dans de nouvelles régions, et d’une rotation équitable entre les différentes juridictions et traditions juridiques en Europe. L’implication préalable dans la Société de la (des) personne(s) faisant la proposition est également un élément qui peut être pris en compte, le cas échéant. Toutes choses égales par ailleurs, la priorité sera donnée à ceux qui ont envoyé une manifestation d’intérêt antérieure.

Une conférence annuelle accueillant entre 350 et 500 participants, il convient de prévoir et de préparer un budget détaillé de l’ordre de 100 000 à 150 000 euros. Veuillez noter que les conférences annuelles sont entièrement financées par les fonds collectés par les organisateurs locaux (par le biais de subventions, de parrainages, de frais d’inscription, de frais d’exposants, etc. Ce n’est qu’à titre exceptionnel et après explication que le Comité peut accepter, ex post factum et à la lumière d’un rapport financier final détaillé, d’accorder un soutien financier allant jusqu’à 10 000 EUR pour couvrir les pertes inattendues subies par les organisateurs de la conférence.

Si la proposition est acceptée, le contenu du programme définitif sera déterminé conjointement par les organisateurs locaux et le Comité de la SEDI.

Quand un lieu a été choisi pour une année donnée, l’organisateur local (s’il n’est pas déjà membre du Comité de la SEDI) est coopté membre du Comité pendant les deux années qui précèdent la conférence afin de tenir informé les membres du Comité de l’organisation de la conférence.

Lors de la première réunion du Comité à laquelle participe l’organisateur local en tant que membre coopté, un Comité de programme de la conférence est mis en place, composé de l’organisateur local, qui assumera la présidence du Comité de programme de la conférence et trois membres du Comité de la SEDI, dont notamment un des vice-présidents du Comité.

Concernant les délais à tenir pour les décisions les plus importantes en vue de la conférence, se reporter aux lignes directrices pour organiser de conférences annuelles de la SEDI.

Pour toute question sur cette note, merci de contacter : esil.secretariat@eui.eu.

FORMULAIRE DE PROPOSITION