1. Quand le Comité se prononce-t-il sur le lieu d’organisation ?

La décision doit être prise en temps utile pour permettre aux organisateurs locaux de préparer la conférence, notamment pour réserver les salles, contacter les sponsors et lever les fonds nécessaires.

Les propositions doivent être soumises au comité aussi tôt que possible, mais idéalement trois ans avant la date de l’événement.

Le Comité de la SEDI s’efforcera de donner son accord définitif à une proposition trois ans avant la conférence.

2. Comment présenter sa candidature ?

Les membres de la SEDI qui souhaitent accueillir une future conférence sont invités à écrire au Président de la SEDI (cc ESIL Secretariat). Veuillez utiliser le formulaire de proposition comme modèle pour couvrir tous les points pertinents. 

Les manifestations d’intérêt pour l’organisation de la conférence de 2025 devraient être soumises au plus tard le 30 juin 2022.

Les candidatures pour l’organisation de la conférence annuelle font 4-5 pages.

3. Comment le Comité de la SEDI fait-il son choix ?

Les critères suivants seront pris en considération (listés par ordre d’importance) :

  1. Le lieu : le Comité de la SEDI veille à ce que les conférences annuelles aient lieu dans différents pays et dans différentes régions d’Europe.
  2. Le thème proposé : le thème proposé doit être assez général pour intéresser la majorité des membres de la Société et non se concentrer sur un sujet trop spécifique ou une sous-branche du droit international. Le Comité de la SEDI sélectionne des thèmes susceptibles d’intéresser tous les membres de la Société.
  3. La capacité institutionnelle de l’organisation qui accueille l’événement, notamment sa capacité à lever des fonds. Il faut noter que les conférences annuelles sont intégralement financées par les fonds récoltés par les organisateurs locaux (subventions, bourses, frais d’inscription, frais d’exposition…). Les conférences ne sont donc pas financées par la SEDI.
  4. L’implication dans la Société de la ou des personnes soumettant la proposition.
  5. L’accessibilité du lieu proposé et le coût moyen de l’hébergement sur place.

       
De plus, en cas d’égalité entre plusieurs candidats, la priorité sera donnée à ceux qui ont envoyé leur expression d’intérêt le plus tôt.

Si la proposition est acceptée, le contenu du programme définitif sera déterminé conjointement par les organisateurs locaux et le Comité de la SEDI.

Quand un lieu a été choisi pour une année donnée, l’organisateur local (s’il n’est pas déjà membre du Comité de la SEDI) est coopté membre du Comité pendant les deux années qui précèdent la conférence afin de tenir informé les membres du Comité de l’organisation de la conférence.

Lors de la première réunion du Comité à laquelle participe l’organisateur local en tant que membre coopté, un Comité de programme de la conférence est mis en place, composé de l’organisateur local, qui assumera la présidence du Comité de programme de la conférence et trois membres du Comité de la SEDI, dont notamment un des vice-présidents du Comité.

Concernant les délais à tenir pour les décisions les plus importantes en vue de la conférence, se reporter aux lignes directrices pour organiser de conférences annuelles de la SEDI.

Pour toute question sur cette note, merci de contacter : esil.secretariat@eui.eu.

 

FORMULAIRE DE PROPOSITION

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